Introducción a la gerencia de proyectos bajo el enfoque de La Guía del PMBOK® 1ra parte

“La Dirección de Proyectos es una profesión. Me gusta pensar que hay gente que dirige proyectos por vocación, que deciden especializarse en gestión de proyectos y crecer como comunicadores, negociadores, líderes… al final lo que les pasa es que crecen como personas. Estas personas son el alma de las organizaciones para las que trabajan. Tienen un gran poder para transformar su entorno profesional, inspiran mucho a los demás. Las empresas valoran mucho a estos profesionales, con el tiempo lo harán aún más. Yo creo que la Dirección de Proyectos es la profesión del futuro..”

Entrevista a José Barato, autor del libro “El Director de Proyectos, a examen” Por José Moro Melón, para la Asociación Española de Profesionales en Dirección de Proyectos (AEPDP), 2006 – http://aepdp.es/entrevistas/entrevista-a-jose-barato.html

¿Por qué es necesaria la gerencia de proyectos?

Ante la complejidad de las determinantes contemporáneas se hace indispensable recurrir a la gerencia eficaz y eficiente de los proyectos. La naturaleza compleja de los negocios, emprendimientos, operaciones, actividades sin fines de lucro y gestiones de orden institucional o gubernamental demandan:

• Más esfuerzos funcionales transversales e integradores
• Necesidad de generar más productividad vinculada a la rendición de cuentas
• Enfoques más orientados a los resultados

Por otra parte, la incapacidad de lograr los objetivos formulados para los proyectos, el incremento de costos e incumplimiento de los cronogramas establecidos y los retos en la complejidad de la estructura de las actividades del proyecto conllevan a los directivos de las empresas contemporáneas a implementar los proyectos de manera sistemática y objetiva.

Finalmente, el necesidad de manejar el cambio organizacional mediante el proyecto, como estrategia clave para abordar los retos del entorno explica el incremento sustancial en el número de organizaciones que recurren al proyecto como la acción estratégica mas utilizada en las ultimas décadas.

 

Guiando el cambio organizacional a través del proyecto, según Rodney Turner, 2011

¿Por qué fracasan los proyectos?
1.-  La planificación fue inadecuada:
• No se previno el aumento de costos durante el tiempo de ejecución.
• No se planificaron todas las actividades que era necesario realizar.
• No se tomó en cuenta factores que impedían cumplir los objetivos.
2. Ausencia de controles adecuados de lo que estaba sucediendo.
• Sólo en algunos casos se dio seguimiento a las decisiones que se adoptaban.
• No se comunicó los problemas que estaban ocurriendo.
• No se tomó en cuenta la opinión de los beneficiarios.
4. No se evaluaron otras experiencias similares.
5. Mala conformación del Equipo de Trabajo.

• La capacidad estaba debajo de lo que se necesitaba.

• No se ponían de acuerdo en lo que tenían que realizar.

• Se cambió a los miembros del equipo.

6. No se documentó suficientemente la formulación del proyecto.
7. No se motivó a quienes trabajaban en el proyecto.




¿Que es el Instituto de Gerencia de Proyectos (Project Management Institute – PMI)

• El PMI es una organización profesional internacional, fundada en 1969, sin fines de lucro, cuya misión es avanzar en la práctica, ciencia y profesionalidad de la gestión de proyectos. Para lo cual esta orientada a la identificación y difusión de las mejores prácticas de gestión de proyectos.

• En la práctica es un grupo de profesionales de la gerencia de proyectos que produce conocimientos y promueve competencias básicas para el ejercicio profesional mediante, la investigación sobre las mejores prácticas, generalmente aceptadas, de dirección y de gerencia de proyectos, para lo cual realiza simposios profesionales y publica documentos técnicos normativos.

• El PMI es la asociación profesional más importante y de mayor crecimiento a nivel mundial que tiene como misión convertir a la gerencia de proyectos como la actividad indispensable para obtener resultados en cualquier actividad de negocios.

• El PMI en los últimos 10 años ha estado particularmente muy activo, debido a la alta demanda para desarrollar las competencias en gerencia de proyectos a nivel internacional. A la fecha tiene más de medio millón de asociados acreditados y certificados en más de 185 países y se ha convertido en la acreditación más requerida por las empresas para la contratación de profesionales en el área de la gerencia de proyectos. Tiene su sede en Filadelfia, Pennsylvania, Estados Unidos de América.

Los salarios de los gerentes en relación a su certificación como miembro registrado del PMI.

Fuente: José Barato PMP®(2010). Presentación Capítulo PMI Islas Baleares, Jornada “Profesionalizando la Dirección de Proyectos”,  Palma de Mallorca

¿Qué es la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyecto PMBOK® o el PMBOK®?

“La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyecto, Guía del PMBOK® o simplemente el PMBOK®, es una norma reconocida en la profesión de proyectos. Por norma se hace referencia un documento formal que describe normas, métodos, procesos y practicas establecidos. Al igual que otra profesiones tales como la abogacía, la medicina y las ciencias económicas, el conocimiento contenido en esta norma evolucionó a partir de buenas prácticas reconocidas por profesionales dedicados de la dirección de proyectos, quienes contribuyeron a su desarrollo.” PMBOK® 4ª Edición, 2008.

La Guía del PMBOK®, contiene el cuerpo de conocimiento (Body of Knowlwedge) indispensable para la profesión de la gerencia de proyectos (Project management). Dicho cuerpo del conocimiento disciplinar involucra y afecta a los profesionales y académicos que aplican ese conocimiento y lo avanzan. El PMBOK® incluye conocimiento probado y prácticas tradicionales que se aplican ampliamente, además del conocimiento e innovaciones de prácticas avanzadas que han visto un uso más limitado.

El PMBOK® como la norma mas reconocida para la gerencia de proyectos en los USA ha sido aceptada dentro del conjunto de normas de la American National Standard con la designación ANSI/PMI 99-001-2004.

La versión más reciente del PMBOK® es la cuarta edición, publicada a fines del año 2008, y permanecerá vigente hasta el año 2013. Actualmente se encuentra en proceso de revisión pública, en la cual están participando todos los miembros del PMI que deseen aportar revisiones de los capítulos establecidos y aportar nuevas conocimientos.

 

¿Cual es la finalidad de la Guía del PMBOK®?
“La finalidad principal de la Guía del PMBOK® es identificar el subconjunto de fundamentos de la dirección de proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas”. PMBOK® 4ª Edición, 2008.

Identificar significa proporcionar una descripción general en contraposición a una descripción exhaustiva.

“Generalmente reconocido significa que los conocimientos y las prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, y que existe un amplio consenso sobre su valor y utilidad”.

Buenas prácticas significa que se está de acuerdo, en general, en que la aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos diferentes. Buenas prácticas no quiere decir que los conocimientos descritos deban aplicarse siempre de forma uniforme en todos los proyectos; el equipo de dirección del proyecto es responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto determinado”. PMBOK® 4ª Edición, 2008..

“La Guía del PMBOK® también proporciona y promueve un vocabulario común para analizar, escribir y aplicar la dirección de proyectos. Un vocabulario estándar es un elemento esencial de cualquier profesión.” PMBOK® 4ª Edición, 2008..

Las normas sobre dirección de proyectos no abordan la totalidad de los detalles de cada tema. No se debe considerar que los temas que no se mencionan no sean importantes.

Esta norma solamente aborda proyectos individuales y procesos de dirección de proyectos generalmente reconocidos como buenas prácticas. Existen otras normas sobre madurez de la dirección de proyectos de la organización, competencias del director del proyecto y otros temas que abordan lo que generalmente se reconoce como buenas prácticas en estas áreas. Parte de esas otras normas afectan a los proyectos individuales.

El PMBOK no debe entenderse como una metodología per se, sino como una guía de estándares internacionales para que los profesionales puedan adaptar a cada caso y contexto particular los procesos, reconocidos como buenas practicas por el PMI que se pueden aplicar a la mayoría de los proyectos en la mayoría de los casos.

El PMBOK, como cuerpo de conocimiento es una guía de métodos, herramientas y técnicas agrupadas en áreas de conocimiento que en conjunto minimizan el riesgo de que un proyecto no alcance sus objetivos. Pero no es un método ni es una metodología. El método o metodología para cada proyecto lo debe definir cada organización de acuerdo a diferentes intereses, productos, servicios, estructura, misión y objetivos organizacionales.

 

¿Cual es la importancia de la Guía del PMBOK®?

La importancia de la Guía del PMBOK®? es que provee un marco de referencia formal para desarrollar proyectos, guiando y orientando a los gerentes de proyectos sobre la forma de avanzar en los procesos y pasos  necesarios para la construcción de resultados y alcanzar los objetivos. Esto, por supuesto, requiere la adaptación de los contenidos del PMBOK al dominio técnico y la especificidad de cada proyecto en particular.

El PMBOK® compite con otros modelos de gerencia de proyectos como el de la Association for Project Management (APM) y Prince (en Reino Unido); sin embargo, se ha posicionado a nivel mundial como estándar de gerencia de proyectos y las certificaciones otorgadas sobre este, como Certificate Associate in Project Management (CAPM®) y Project Management Professional (PMP®) son las más reconocidas por las empresas y las más buscadas por los practicantes.

El PMBOK® es un compendio de mejores prácticas, agrupadas de cierta manera, heredadas de diversas industrias y disciplinas que conforman un modelo metodológico. El PMBOK® en sí no es una metodología que “deba” ser seguida al pie de la letra; de hecho, el mismo documento, indica que los procesos y sus relaciones deben ser personalizados a las necesidades del proyecto y de la empresa. El PMBOK® es sólo una guía, muy completa y elaborada, de lo que normalmente un gerente de proyectos debe llevar a cabo, explicado en un buen nivel de detalle y separando procesos que normalmente se llevan a cabo de forma simultánea.

Como modelo, el PMBOK® no nos indica cómo se hacen las cosas, al igual que CMMi® pero es más explícito que éste en la definición de los procesos o prácticas a llevar a cabo, estableciendo una serie de entradas, técnicas y salidas para cada uno.

¿Cual es la audiencia de la Guía del PMBOK®?
Esta norma proporciona una referencia fundamental para cualquiera que esté interesado en la profesión de la dirección de proyectos. Entre ellos se pueden mencionar:

• Altos ejecutivos responsables por la planificación, aprobación y control de proyectos en sus organizaciones.
• Gerentes de programa y gerentes de directores del proyecto
• Directores del proyecto y otros miembros del equipo del proyecto
• Miembros de una oficina de gestión de proyectos
• Clientes y otros interesados
• Gerentes funcionales con empleados asignados a equipos del proyecto
• Educadores de dirección de proyectos y materias relacionadas
• Consultores y otros especialistas en dirección de proyectos y áreas afines
• Instructores que desarrollan programas de educación en dirección de proyectos
• Investigadores que analizan la dirección de proyectos.