Concepto
El concepto de alcance es un término relativamente ambiguo que origina interpretaciones dispares y a veces encontradas entre cliente y suministrador, pero que resulta esencial en proyectos. Nosotros lo definiremos como:
El alcance del proyecto es una descripción del trabajo requerido
para entregar el producto, servicio o resultado del proyecto. El alcance
del proyecto guía al director del proyecto en las decisiones de añadir,
cambiar o eliminar trabajo del proyecto.
El alcance del proyecto, junto con los costes y tiempos conforman la
triple restricción en la gestión de proyectos.
En otras palabras podemos definir como alcance del proyecto como
la combinación de los objetivos del proyecto más el trabajo necesario
para alcanzar dichos objetivos (suma de productos y servicios que deben
ser realizados en el proyecto).
Vemos por tanto que el alcance tiene dos dimensiones de las que a su vez se deducen las definiciones siguientes:
- Alcance del producto (product scope): características y funciones que caracterizan a un producto o servicio. Éstas incluyen tanto características de tipo técnico como características del producto relacionadas con el plazo de terminación (time-to-market) y coste de producto final. El alcance de proyecto se mide contra el plan de proyecto. Por ejemplo, el alcance del proyecto para construir una casa incluirá todo el trabajo necesario para llevar con éxito la edificación con las características especificadas.
- Alcance del proyecto (project scope): trabajo que debe ser realizado para entregar el producto (del proyecto) con las características y funciones especificadas. En el caso de la edificación de la casa sería el conjunto de características (calidades) que debería tener la casa una vez finalizada. El grado de cumplimiento del alcance del producto se mide comparándolo con los requisitos establecidos al inicio.
En el fondo ambas dimensiones son las caras de una misma moneda ya
que para que un proyecto tenga éxito es condición necesaria en primer
lugar definir el producto del proyecto adecuadamente de acuerdo a las
necesidades del cliente. La definición del producto adecuado no es algo
inmediato siendo en muchos casos un proyecto en sí mismos que puede
precisar de la realización de estudios de viabilidad técnica y comercial
–proceso de gestión de proyecto conocido como iniciación- con objeto de
establecer los objetivos del proyecto.
Recopilar Requisitos es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto. Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Estos requisitos deben recabarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente, que permita medirlos una vez que se inicia el proyecto. Recopilar Requisitos significa definir y gestionar las expectativas del cliente. Los requisitos constituyen la base de la EDT. La planificación del costo, del cronograma y de la calidad se efectúa en función de ellos. El Gráfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso Recopilar requisitos del Proyecto:
![Photobucket](http://i1310.photobucket.com/albums/s654/pmbok1/alcance11.jpg)
Recopilación de Requisitos
El primer paso para realizar una gestión efectiva del alcance del
proyecto es realizar una recopilación de los requisitos. Entendemos
requisitos como aquellas necesidades y expectativas de los grupos de
interés. De este modo, la recopilación de requisitos sería el proceso de
definición y documentación de características y funciones del producto y
del proyecto, necesarios para satisfacer las necesidades y expectativas
de los grupos de interés. La planificación del cronograma, coste y
calidad será constituida a partir de estos requisitos.
![Photobucket](http://i1310.photobucket.com/albums/s654/pmbok1/Recopila1.jpg)
Recopilar Requisitos es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto. Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Estos requisitos deben recabarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente, que permita medirlos una vez que se inicia el proyecto. Recopilar Requisitos significa definir y gestionar las expectativas del cliente. Los requisitos constituyen la base de la EDT. La planificación del costo, del cronograma y de la calidad se efectúa en función de ellos. El Gráfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso Recopilar requisitos del Proyecto:
![Photobucket](http://i1310.photobucket.com/albums/s654/pmbok1/Recopila2.jpg)
Definición del Alcance
El proceso de definición del alcance se centra fundamentalmente en
establecer que está y que no está definido en el proyecto y sus
entregables. La principal salida de este proceso es el Enunciado de
Alcance. Este documento describe en detalle los entregables del proyecto
y el trabajo necesario para obtener esos entregables, en otras palabras
define las fronteras del proyecto.
El contenido del enunciado del alcance comprende:
Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. La preparación de una declaración detallada del alcance del proyecto es fundamental para su éxito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto. Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y se describe de manera más específica conforme se va recabando mayor información acerca del proyecto. Se analizan los riesgos, los supuestos y las restricciones existentes, para verificar que estén completos; según sea necesario, se irán agregando nuevos riesgos, supuestos y restricciones”. La elaboración del enunciado del alcance detallado es crítica pues establece todo lo que se va a realizar en el proyecto, y se construye sobre la base de los principales productos entregables, asunciones y restricciones, que se documentaron en el enunciado preliminar durante la iniciación del proyecto. En esta etapa, las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se convierten en requisitos (requerimientos). El Gráfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso Definir el Alcance del Proyecto:
El contenido del enunciado del alcance comprende:
- Objetivos de proyecto.
- Descripción alcance de producto (características, requisitos, especificaciones).
- Fronteras de proyecto.
- Entregables de proyecto: cliente (producto, servicio, resultado)+otros entregables de proyecto.
- Criterios de aceptación de entregables.
- Limitaciones o restricciones del proyecto.
- Asunciones de proyecto (impacto potencial caso de ser falsas).
- Otros (organización inicial de proyecto, estimación preliminar de coste y cronograma hitos, etc.
![Photobucket](http://i1310.photobucket.com/albums/s654/pmbok1/DefineAlcance.jpg)
Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. La preparación de una declaración detallada del alcance del proyecto es fundamental para su éxito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto. Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y se describe de manera más específica conforme se va recabando mayor información acerca del proyecto. Se analizan los riesgos, los supuestos y las restricciones existentes, para verificar que estén completos; según sea necesario, se irán agregando nuevos riesgos, supuestos y restricciones”. La elaboración del enunciado del alcance detallado es crítica pues establece todo lo que se va a realizar en el proyecto, y se construye sobre la base de los principales productos entregables, asunciones y restricciones, que se documentaron en el enunciado preliminar durante la iniciación del proyecto. En esta etapa, las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se convierten en requisitos (requerimientos). El Gráfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso Definir el Alcance del Proyecto:
![Photobucket](http://i1310.photobucket.com/albums/s654/pmbok1/Define2.jpg)
Creación de la EDT (WBS)
Una vez tomada la decisión de acometer el proyecto es preciso definir
el trabajo a realizar mediante la elaboración de la estructura
desagregada del trabajo (EDT; o WBS: Work Breakdown Structure en inglés)
del mismo.
Se puede definir la estructura desagregada del proyecto, como una
descomposición jerárquica del trabajo a ser realizado dentro del
proyecto para: 1. alcanzar los objetivos del proyecto, y 2. elaborar los
entregables del proyecto (hardware, software, servicios y
documentación).
Presenta como características principales:
|
![Photobucket](http://i1310.photobucket.com/albums/s654/pmbok1/EDT1.jpg)
Crear la EDT es el proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT representando una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. El Gráfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso Crear la EDT:
![Photobucket](http://i1310.photobucket.com/albums/s654/pmbok1/EDT2.png)
Verificación del Alcance
Verificar el Alcance es el proceso que consiste en formalizar la
aceptación de los entregables del proyecto que se han completado. Este
proceso incluye revisar los entregables con el cliente o el patrocinador
/ sponsor para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y
para obtener de ellos su aceptación formal.
Es en este proceso es donde se compara los requisitos del proyecto y producto con los entregables del proyecto mediante una inspección. Los entregables que cumplen con los criterios de aceptación son formalmente aceptados por el cliente o el patrocinador. A estos entregables se les conoce como los entregables aceptados.
Es en este proceso es donde se compara los requisitos del proyecto y producto con los entregables del proyecto mediante una inspección. Los entregables que cumplen con los criterios de aceptación son formalmente aceptados por el cliente o el patrocinador. A estos entregables se les conoce como los entregables aceptados.
![Photobucket](http://i1310.photobucket.com/albums/s654/pmbok1/Define1-1.jpg)
Verificar el Alcance es el proceso que
consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que
se han completado.
Verificar el alcance incluye revisar los entregables con el cliente o
el patrocinador para asegurarse de que se han completado
satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptación formal.
La verificación del alcance difiere del control de calidad en que
mientras la primera corresponde principalmente a la aceptación de los
entregables, el segundo se refiere sobre todo a corroborar la exactitud
de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad
especificados para los entregables. Por lo general, el control
de calidad se lleva a cabo antes de la verificación del alcance, pero
ambos procesos pueden efectuarse en paralelo.
El Gráfico muestra las entradas, las herramientas y las técnicas, y las salidas asociadas al proceso Verificar el Alcance:
![Photobucket](http://i1310.photobucket.com/albums/s654/pmbok1/Verificar2.png)
Control del Alcance
El Control del Alcance se refiere a las modificaciones en el alcance
del producto y el alcance del proyecto. Cubre la identificación,
valoración de impacto, documentación, revisión, aprobación y control de
los cambios producidos tanto en el producto del proyecto (alcance
producto) como en el trabajo a realizar (alcance del proyecto).
El término Scope Creep puede definirse como el crecimiento no
planificado del alcance y suele ser el motivo fundamental de sobrecostes
en proyectos ya que, de producirse, es casi siempre financiado por la
organización ejecutante. El jefe de proyecto debe estar siempre atento
ante la aparición de este fenómeno, que puede producirse por motivos
diversos
![Photobucket](http://i1310.photobucket.com/albums/s654/pmbok1/verificar1.jpg)
Controlar el Alcance es el proceso por el que se monitorea el estado
del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la
línea base del alcance.
El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios
solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se
procesen a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
El control del alcance del proyecto también se utiliza para gestionar
los cambios reales cuando suceden y se integra a los otros procesos de
control. Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupción del
alcance del proyecto. Los cambios son inevitables, por lo que se impone
algún tipo de proceso de control de cambios.
El Gráfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y las
técnicas, y las salidas asociadas al proceso Controlar el Alcance:
![Photobucket](http://i1310.photobucket.com/albums/s654/pmbok1/Controlar2.png)
Magnífico Aporte, muchas gracias.
ResponderEliminar