Presupuesto

 

Reseña Histórica de los presupuestos

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Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.

 

Definición de los Presupuestos

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia”. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. 

Objetivos de los presupuestos

• Ser una guía de acción.
• Permite comparar lo real con lo planificado.
• Evaluar la actuación de la compañía.
• Optimizar el empleo económico de los recursos.
• Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos.

Función de los presupuestos

La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización.

El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes, para verificar los logros o medir las diferencias.

Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

Gestión de presupuesto del proyecto.

En la gestión de costos y presupuesto se pretende mostrar un análisis detallado de los gastos que se asumirán en el proyecto, con la finalidad de justificar el presupuesto del que se dispone y poder establecer así una línea base del flujo de gastos en el tiempo de duración del proyecto para que posteriormente sirva de guía al momento de gestionar el desarrollo del proyecto en función de la evolución de los gastos que se vayan realizando. Para poder analizar los costos se debe tener antes un análisis de los recursos que se poseen para la realización del proyecto, la utilización que se darán de los mismos, y la distribución entre las diferentes actividades y sus respectivas duraciones.

Por lo anterior es importante mencionar los conceptos importantes en la gestion de presupuesto  que en las siguientes lineas describiré:

Clasificación de los presupuestos

Según  la flexibilidad
Rígidos, estáticos, fijos o asignados/Flexibles o Variables

 Según preríodo de tiempo
A corto plazo
A largo plazo
    
Según el campo de aplicación de la empresa


De operación o económicos

• Presupuestos de Ventas:
• Presupuestos de Producción:.
• Presupuesto de Comercial
• Presupuesto de Costo-Producción:
• Presupuesto de inversión:
• Presupuesto de Tesorería:
• Presupuesto Maestro o de Administración:

Financieros
Presupuesto de caja
Presupuesto de erogaciones capitalizables

Según el sector de la  economía
Presupuestos del Sector Público
Presupuestos del Sector Privado

Principios de los presupuestos

 Principios de previsión
 1)Predictibilidad
 2)Determinación cuantitativa y
 3)Objetivo.

Principios de planeación
1)Previsión.
2)Costeabilidad,
3)Flexibilidad,
4)Unidad,
5)Confianza,
6)Participación,
7)Oportunidad y,
8) Contabilidad por áreas de responsabilidad.


Principios de organización.
1)Orden y
2)Comunicación.
  

Principios de dirección
1)Autoridad y
2)Coordinación. 


Principios de control.
1)Reconocimiento
2)Excepción
3)Normas y
4)Conciencia de Costos.

Elementos de los presupuestos

• Integrador:Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa.
• Coordinador :Significa que los planes para toda la empresa deben ser preparados en conjunto y coordinadamente.
• Operaciones :Uno de los objetivos principales de los presupuesto es determinar los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos en los que se incurrirá.
• Recursos:No es suficiente con conocer los ingresos y gastos futuros, la empresa debe planear los recursos necesarios y su asignación, lo cual se logra, con la planeación financiera.

Importancia de los presupuestos.

Las organizaciones son parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en un mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir. En consecuencia los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

• Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en límites razonables.
• Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
• Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
• Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas.
• Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías.
• Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.

Mecánica y técnicas de presupuestación.

MECÁNICA

• Diseñar los formatos e informes.
• Determinar los datos necesarios.
• Estructurar los métodos operativos para completar y desarrollar los procesos.

TÉCNICA

• Métodos para pronosticar ventas.
• Análisis de punto de equilibrio.
• Determinación de costos estándar.
• Presupuestos Flexibles.
• Investigación de operaciones (ventas, producción, inventarios.)
• Determinación de la capacidad de producción.
• Presupuesto base cero.

FUNDAMENTOS

• Compromiso de la administración
• Sistema de comunicación efectiva
• Sistema participativo
• Estructura organizacional definida
• Expectativas realistas (objetivos y metas)
• Asignación de recursos
• Horizontes de los presupuestos
• Referencias históricas (tendencias y comportamientos)
• Flexibilidad de los presupuestos
• Seguimiento y control
• Centros de responsabilidad

Control Presupuestario

• La presupuestación y el control son procesos complementarios dado que la presupuestación define objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que facilite su consecución (recursos), mientras que la característica del control presupuestario es la comparación entre la programación y la ejecución, debiéndose realizar de forma metódica y regular.
• El eje fundamental del control presupuestario se centra en la información necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviación. Además es necesaria la acción para poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras. En consecuencia el control presupuestario va mucho más allá de la mera localización de una variación.

        Control Presupuestario (consideraciones)

Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de control.

Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a una falla en la programación, en la ejecución o a ambas.

Toda desviación debe ser asignada a un responsable, que requerirá llevar a cabo un análisis minucioso de dicha desviación.

Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es decir, el fin último del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias producidas y sugerirles acciones correctivas.

Presupuestos Y toma dedecisiones.

Tomar decisiones sobre preguntas como :

¿Cuan cerca estoy de cumplir mis objetivos?
¿Dónde se están produciendo los mayores ingresos o pérdidas?
¿Cuáles son mis unidades de negocio más rentables?
¿Cuál es la evolución de mi tasa de morosidad?
¿Puedo financiar nuevas inversiones?
¿Cómo están evolucionando mis indicadores de gestión?

 

Ventajas y limitaciones de los presupuestos

• Ventajas

Presionan por información vital para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos.
Propician que se defina una estructura organizacional adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada área.
Incrementan la participación de toda la organización.
Obligan a mantener un archivo de datos históricos controlables.
Facilitan la utilización óptima de los diferentes recursos.
Facilitan la coparticipación e integración de las diferentes áreas.
Obligan a realizar un auto análisis periódico y facilitan el control.
Son un reto para ejercitar la creatividad y criterio profesional.
Ayudan a lograr mejor eficiencia en las operaciones.
En general ayudan a la planeación y control en las empresas.
 

• Limitaciones

Están basados en estimaciones.
Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.
Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia.
Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una herramienta.
El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organización.
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, establecer bases de operación sólidas y contar con elementos de apoyo que de ayuden a cumplir sus objetivos:
Se suele centrar el análisis solamente en información de tipo financiera.

¿Por qué suelen fracasar los presupuestos?

Cuando sólo se estudian las cifras y cuadros del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.

Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.

Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas.

Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.

Cuando se tiene la “ilusión del control” es decir, que los directivos se confían de los presupuestos y se olvidan de actuar en pro de los resultados.

Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.

Finalmente y vez de destacar utilidades contables de corto plazo, los presupuestos deberían enfatizar los flujos de caja futuros. Es ahí, como bien sabe Warren Buffet, donde está el potencial de crecimiento de una empresa. Cambios tan sencillos como reemplazar la palabra “presupuesto” y revisar los formatos de los reportes presupuestarios lo pueden colocar en la senda del crecimiento.