Ciclo de vida del proyecto y la organización: La Guía del PMBOK®

“Este libro (La Guía del PMBOK®) es , pues, el recurso bibliográfico en manejo de proyectos más ampliamente reconocido. Los profesionales de manejo de proyectos en las industrias de la construcción, farmacéutica, aeronáutica y aeroespacial, de tecnología de la información… y decenas de ramos más, consideran el PMBOK® como la especificación del estándar que se debe aplicar en manejo de proyectos. Tarde o temprano, todo líder de proyecto deberá estar familiarizado con este libro.”

Tomado de la sesión sobre libros recomendados del portal Líder de proyectos.com, 2008 http://www.liderdeproyecto.com/libros/003.html

Ciclo de vida del proyecto y organización
La Guía del PMBOK®


“Los proyectos y la dirección de proyectos se llevan a cabo en un ambiente más amplio que el proyecto mismo. Entender este contexto contribuye a asegurar que el trabajo se lleve a cabo de acuerdo con los objetivos de la empresa y se gestione de conformidad con las metodologías de prácticas establecidas de la organización”.
El equipo de dirección del proyecto debe entender este contexto más amplio a fin de poder seleccionar las fases del ciclo de vida, los procesos, y las herramientas y técnicas que se ajusten adecuadamente al proyecto.
La gestión de las actividades diarias del proyecto es una actividad necesaria para el éxito, pero no es suficiente”.

 

Fases del proyecto.


La Guía del PMBOK®
“La estructuración en fases proporciona una base formal para el control.
Cada fase se inicia formalmente con la especificación de lo que se permite y se espera de la misma.
A menudo se efectúa una revisión gerencial para decidir el inicio de las actividades de una fase.

El inicio de una fase es un momento oportuno para revalidar los supuestos hechos previamente, revisar los riesgos y definir de manera más detallada los procesos necesarios para completar el entregable o los entregables de la fase”.

Una fase se concluye y se cierra formalmente con una revisión de los entregables, para determinar su compleción y aceptación. La revisión al final de una fase puede permitir alcanzar el objetivo combinado de obtener la autorización para cerrar la fase actual e iniciar la fase siguiente.

La terminación de una fase representa un punto natural para re-evaluar el esfuerzo en curso y, en caso de ser necesario, para cambiar o terminar el proyecto.

Deben considerarse una buena práctica la revisión de los entregables clave y el desempeño del proyecto a la fecha, para:
a) determinar si el proyecto debe avanzar hacia la siguiente fase y
b) detectar y corregir errores de una manera económica.
La terminación formal de una fase no implica necesariamente la autorización para continuar con la siguiente fase.

Para un control efectivo, cada fase se inicia formalmente para producir una salida, dependiente de la fase, del Grupo de Procesos de Iniciación, que especifique lo que está permitido y lo que se espera para dicha fase”.

Elementos clave de las fases del proyecto.
La Guía del PMBOK®
El proyecto se divide en fases para mejorar su control y proporcionar vínculos con las operaciones continuas de la organización ejecutante. Es sumamente importante definir detalladamente y controlar permanente los siguientes elementos


Entregables: Resultados de trabajos tangible y verificable.
Revisiones: Evaluación de entregables y performance del proyecto.
Criterios de éxito de salida: Mediciones usadas para ver si el proyecto debe pasar o no a la siguiente fase.

Relaciones entre las fases del proyecto.
La Guía del PMBOK®
Cuando los proyectos constan de varias fases, las fases son parte de un proceso que generalmente es secuencial, diseñado para asegurar el control apropiado del proyecto y obtener el producto, servicio o resultado deseado.
Sin embargo, en determinadas situaciones, un proyecto puede beneficiarse mediante la implementación de fases superpuestas o simultáneas.
Existen tres tipos básicos de relaciones entre fases:
Una relación secuencial, donde una fase sólo puede iniciarse una vez que se completa la fase anterior.

Una relación de superposición, donde una fase se inicia antes de que finalice la anterior.

Una relación iterativa, donde en un momento dado sólo se planifica una fase y la planificación de la siguiente se efectúa conforme avanzan el trabajo y los entregables de la fase actual.

¿Cuales son los aspectos clave durante el ciclo de vida del proyecto y su organización para la dirección de proyectos?

1. La estructura básica de un proyecto (El ciclo de vida del proyecto).
2. La influencia de los interesados más allá del equipo inmediato del proyecto (Stockholders) y
3. El modo en que la estructura de la organización afecta el proyecto (Influencias de la organización

1.- La estructura básica de un proyecto (La Guía del PMBOK®)

Un ciclo de vida puede documentarse con ayuda de una metodología.

El ciclo de vida del proyecto puede ser determinado o conformado por los aspectos únicos de la organización, de la industria o de la tecnología empleada.

Mientras que cada proyecto tiene un inicio y un final definidos, los entregables específicos y las actividades que se llevan a cabo entre éstos variarán ampliamente de acuerdo con el proyecto.

“El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto,

la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación.”

Características del ciclo de vida del proyecto según La Guía del PMBOK®

“Los proyectos varían en tamaño y complejidad. Todos los proyectos, sin importar cuán pequeños o grandes, o cuán sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de vida: Inicio,Organización y preparación, Ejecución del trabajo y Cierre”.

El ciclo de vida del proyecto se caracteriza por:

• Define el comienzo y el fin del proyecto.
• Define el trabajo técnico y los involucrados en cada fase.
• Los entregables usualmente deben ser aprobados antes que se inicie el trabajo de la siguiente fase.Algunas veces una fase subsiguiente se inicia antes de la aprobación de todos los entregables de la fase previa (“fast tracking”)El nivel de costo y personal es bajo al comienzo, crece al avanzar el proyecto y cae rápidamente cuando el proyecto se acerca a su término.
• El riesgo e incertidumbre son altos al comienzo y decrecen al avanzar el proyecto.
• Los costos y riesgos de cambios y correcciones generalmente crecen cuando el proyecto avanza.
• Las prácticas comunes de la industria a menudo conducen a usar un ciclo de vida preferido dentro de dicha industria.

2. Interesados en el proyecto

¿Quienes son los interesados en el proyecto?: La Guía del PMBOK®

“Los interesados son personas u organizaciones (por ejemplo, clientes, patrocinadores, la organización ejecutante o el público), que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución o terminación del proyecto.

Los interesados también pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los entregables y los miembros del equipo.

El equipo de dirección del proyecto debe identificar tanto a los interesados internos como externos, con objeto de determinar los requisitos del proyecto y las expectativas de todas las partes involucradas”.




Papel de los interesados en el proyecto: La Guía del PMBOK®

“El director del proyecto debe gestionar la influencia de los diversos  interesados con relación a los requisitos del proyecto, para asegurar un resultado exitoso.

Los interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad y autoridad cuando participan en un proyecto y éstos pueden cambiar durante el ciclo de vida del mismo.

La identificación de los interesados es un proceso continuo y puede resultar difícil.”



Quienes son los interesados en el proyecto: La Guía del PMBOK®

• Director del proyecto. La persona responsable de dirigir el proyecto.
• Cliente/usuario. La persona u organización que utilizará el producto del proyecto.
• Organización ejecutante. La empresa cuyos empleados participan más directamente en el trabajo del proyecto.
• Miembros del equipo del proyecto. El grupo que realiza el trabajo del proyecto.”
•  Equipo de dirección del proyecto. Los miembros del equipo del proyecto que participan directamente en las actividades de dirección del proyecto.
• Patrocinador. La persona o el grupo que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para el proyecto.
• Influyentes. Personas o grupos que no están directamente relacionados con la adquisición o el uso del producto del proyecto, pero que, debido a su posición en la organización del cliente u organización ejecutante, pueden ejercer una influencia positiva o negativa sobre el curso del proyecto.”